资源分配是利用可用的公司资源并战略性地分配它们以满足多种用途和目标的过程。这包括分配项目任务、观察工作负载、跟踪和适应意外变化、更新优先级、保持在预算范围内、确保项目时间的准确性等等。
资源分配使公司能够避免员工和材料使用不足或过度使用。当资源得到有效分配时，盈余或短缺的机会就会减少。这增加了投资回报 (ROI)，并为未来的项目奠定了坚实的基础。
资源分配只是项目蛋糕的一部分。从规划阶段到执行及以后跟踪多个项目可能非常耗时且乏味。这就是为什么一些公司利用项目管理软件来自动化这个过程的原因。PM 软件允许公司在一个界面中一次监控与多个项目相关的人员和材料。
要分配的资源类型
公司可以使用七种类型的资源进行资源分配，以便在开始项目之前进行组织。每个都是在规划过程中确定的，并且对于公司的优先事项和能力是独一无二的。这些资源包括：
- 将参与项目并在完成计划任务中发挥重要作用的 人 。
- 项目将进行的地点。这些可以包括物理场所或在线结构。
- 在项目规划期间以及整个项目期间收集 的数据。
- 在每个阶段完成项目所需 的工具和材料。
- 关于如何分配能源以及主要优先事项的计划。
- 执行该项目所涉及 的财务。
- 项目的时间安排。定义完成项目的可用时间以及每个步骤将使用多少时间是至关重要的。
资源分配的好处
通过制定有效的资源分配计划，公司可以轻松完成项目，因为他们知道所有资源都已成功分配。收益概述了资源分配可以做些什么来帮助公司在项目流程内外更有效地运行。
资源分配将允许公司：
- 通过确保有效分配资源并减少购买或外包人员和材料的潜在需求来 节省资金。
- 通过寻找现有材料适合即将进行的项目的位置， 确保更少的资源浪费。
- 通过创建强大的时间表来 改进时间管理。
- 分享提议的计划并在公司人员之间 建立透明度。
- 利用现有员工的技能，确保每个人都被分配到正确的任务，并对自己的责任充满信心。
- 通过根据持续需求不断更新资源分配来 提高生产力。
- 识别公司资源和整个项目的 优势和劣势。
- 深入了解未来项目的预期需求。
如何实现资源分配
在项目管理方面，关键是提前计划并有效地计划。这同样适用于项目管理的每一步，包括资源分配。
要开始在项目计划中实施资源分配，请按照以下步骤操作：
- 确定项目规模和时间表。与参与该项目的人员交谈，并确定项目的外观以及完成所需的时间。
- 确定必要的资源。确定所需的人员、地点、数据、材料、能源、预算和时间。
- 收集信息。尽可能多地了解公司结构、可交付成果和参与项目的人员。对团队技能和能力进行分类。
- 分配任务。使用上一步中的重要信息来适当地分配任务。
- 跟踪时间和工作量。为了确保事情顺利进行，请跟踪项目时间。这将确保一切都遵循建议的时间表，如果没有，可以相应地解决。
- 创建备份计划。对于整个项目的重大变化，考虑实施计划 b。该备份计划应包括有关如何顺利进行项目的说明，同时考虑到变化，并且不会出现重大延误。它还可以包括可以在紧急情况下分配的资源。
- 收集数据。管理项目不仅仅发生在项目正在进行时。在流程的每一步积累尽可能多的数据至关重要。这些数据可以帮助识别公司分配方法的优势和劣势，并在未来重新分配时进行必要的调整。
- 考虑使用项目管理软件。PM 软件将资源分配信息以及有关项目的所有信息虚拟地组织在一个地方。
资源分配最佳实践
资源分配并不总是很容易做到正确。在资源分配过程进行时，请牢记以下一些最佳实践：
- 准备好适应。公司或项目的重大变化可能会造成挫折和混乱。这可能包括供应商、团队成员、预算和项目优先级的变化。资源的变化意味着重大的适应，因为当资源库存发生变化时，整个项目计划也会发生变化。
- 小心使用不足和过度使用。当一个项目使用的资源不足时，就会出现利用不足，而当使用的资源过多时，就会出现过度利用。未充分发挥其潜力时，未充分利用可能会导致材料过剩。过度使用会导致材料短缺、项目预算增加和时间倒退。这些实例还可能与基于时间管理和个人技能的员工使用不足或过度使用有关。
- 安排时间安排以避免任务延迟。一旦为项目设定了时间表，请尽一切可能坚持下去。如果事情没有按计划进行，请考虑资源平衡以解决任何可预见的问题。
- 在设定最后期限时要切合实际。在坚持该项目时间表之前，请确保公司能够满足设定的最后期限。没有人是完美的，所以期望完美会适得其反。对可用的资源和技能保持务实。
- 为开放式沟通腾出空间。一个运转良好的项目计划是所有相关方都在同一页面上的计划。沟通不畅会导致延误，因此确保每个人都了解手头的任务至关重要。
资源分配与资源平衡
资源分配和资源平衡经常被混淆，因为它们在项目管理过程中有相似的应用。但是，两者之间最大的区别在于它们相关的阶段。
资源分配发生在项目的计划阶段。这是一个有助于准确确定未来项目需要什么以及公司如何分配这些资源的过程。这些人、地点和事物都是在实际项目的任何部分开始之前就计划好的。
资源平衡发生在项目已经开始时。它更像是一个问题解决者，用于管理项目执行时出现的任何问题。使用资源平衡解决的一些问题包括使用不足、过度使用、预算问题、延迟和一般项目冲突。平衡工作是为了确保项目不超过分配的资源，并根据资源分配阶段创建的建议计划顺利运行。
虽然资源分配有助于资源定义，但资源平衡允许公司实时适应项目变化。分配是“之前”，调配是“期间”。话虽如此，两者都需要通过在每个阶段管理供应来确保成功的项目几乎没有问题或挑战。
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